FUNCIONAMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA, DE SUS COMITÉS , DEL PRESIDENTE(A) Y DEL DIRECTOR(A) EJECUTIVO(A)

Norma NTC-ISO 9001

CODIGO JDC		VERSION 00		FECHA DE ACTUALIZACIÓN Mayo 31 de 2007
ELABORADO POR : LUIS JULIÁN SALAS RODAS		APROBADO POR JUNTA DIRECTIVA
REVISADO POR: LUZ BEATRIZ MEDINA

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objeto estandarizar el funcionamiento y la evaluación de la Junta Directiva y de sus comités para que puedan cumplir con eficiencia y oportunidad sus responsabilidades estatutarias, a la vez que generen valor agregado a la organización.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de carácter permanente. Involucra a todos los miembros de la Junta Directiva de la Fundación para el Bienestar Humano y sus comités.

3. Documentos de referencia

Estatutos

Plan estratégico

Direccionamiento estratégico

Manual para el fortalecimiento de la Junta Directiva de organizaciones sociales

Tabla de competencias

4. Flujograma

Ver anexo

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	REGISTRO GENERADO
FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DE TRABAJO DE LA JUNTA Insumos del plan: -Estatutos (Funciones y responsabilidades de los miembros de Junta y comités) -Plan estratégico de la organización -Evaluaciones de sesión, de desempeño grupal e individual de los miembros de la Junta -Temas para el mejoramiento continuo del desempeño de los miembros de la Junta -Cronograma anual de reuniones	Presidente(a) de la Junta , Director(a) ejecutivo(a) y miembros de Junta	Plan operativo anual
PREPARACIÓN DE REUNIONES ORDINARIAS Reunión preparatoria de la agenda entre el Presidente, Vicepresidente y Director Ejecutivo Revisión y seguimiento de los asuntos pendientes Elaboración de la agenda de la reunión de acuerdo con prioridades , plan operativo anual y orden lógico de presentación de los temas Indicación del tiempo y responsable para cada punto de la agenda	Presidente(a) de la Junta y Director(a) Ejecutivo(a)	Orden del día de la reunión
ENVIO, CON UNA SEMANA DE ANTICIPACIÓN, DEL ORDEN DEL DÍA E INFORMES ESCRITOS A LOS MIEMBROS DE LA JUNTA Y COMITÉS Orden del día escrito Acta de la reunión anterior Informes financieros: balance y resultados de pérdidas y ganancias, ejecución presupuestal del mes anterior Informes ejecutivos de la gestión social: propuestas, programas y proyectos Documentos especiales para su estudio	Secretaria	Planilla de recibo firmada

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	REGISTRO GENERADO
PREPARACIÓN DE LOS MIEMBROS DE JUNTA Y DE COMITÉ PARA LAS REUNIONES ORDINARIAS Lectura de los documentos recibidos Reflexión acerca de los temas a tratar Elaboración de notas sobre los puntos a discutir Solicitar, si se requiere, información adicional o aclaratoria antes de la reunión Archivar los documentos recibidos en el fólder de la Junta Agendar la reunión Excusarse de asistir a la reunión cuando no sea posible participar en ella	Cada miembro de Junta	Planilla de confirmación
ACCIONES PREVENTIVAS: CLAVES PARA LA CONDUCCIÓN DE REUNIONES ORDINARIAS EFECTIVAS Calendario de reuniones Propósito definido Agenda detallada Sistema ágil de comunicación Conocimiento de la estructura y modalidad de interacción de la Junta y comités Evitar la rutina y propiciar la innovación Seguimiento posterior a las decisiones Administración eficiente del tiempo durante las reuniones Empezar y terminar en los horarios previstos Mantener la atención sobre los temas a tratar Explicar los motivos por los cuales cada tema merece ser tratado Brindar toda la información requerida en forma clara y directa Conducción eficiente por parte del Presidente de la Junta Respeto, confianza, empatía, comunicación fluida y oportuna entre el Presidente(a) y el Director(a) Ejecutivo(a) Preguntarse siempre: ¿Qué hacemos al respecto?	Presidente(a) de la Junta Directiva Director (a) Ejecutivo(a)

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	REGISTRO GENERADO
DESARROLLO DE LA REUNIÓN Iniciar a la hora programada Verificación del quorum Aprobación del orden del día Aprobación del acta anterior y firma de la misma por parte del Presidente(a) de la Junta y del secretario Asuntos de presidencia Discusión y aprobación de los estados financiarios Seguimiento del plan operativo, de las decisiones tomadas y de los asuntos pendientes Exposición del Director(a) Ejecutivo(a) de la marcha de la gestión social y administrativa Discusión de los miembros. Informes de los comités Fortalecimiento de la Junta Tratar los asuntos de proposiciones y varios Toma de decisiones Evaluación de la sesión Recordar fecha de la próxima sesión	Presidente (a) de la Junta y Director Ejecutivo(a)
ACCIONES POSTERIORES A LAS REUNIONES ORDINARIAS DE LA JUNTA DIRECTIVA Y DE LOS COMITES Elaboración del acta Comunicación del Director(a) Ejecutivo(a) con el Presidente , Vicepresidente y miembros de Junta Aplicación y seguimiento de las decisiones tomadas Archivar el acta aprobada en el libro de actas	Director (a)Ejecutivo(a) o secretario(a)	Acta escrita de la sesión (JDC1)

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	REGISTRO GENERADO
EVALUACIÓN GRUPAL DEL FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA Y LOS COMITES Áreas de evaluación: Direccionamiento estratégico Formulación de políticas Plan estratégico de la organización Plan operativo anual de la organización y de la Junta Responsabilidades básicas Factores de éxito Tabla de competencias Recoger las opiniones de los miembros de la JD, y los C y el personal operativo acerca de cómo perciben ellos el funcionamiento grupal Procesar la información recolectada Presentar y discutir con la JD y los comités los resultados para mejorar y decidir sobre cambios específicos a implementar Periodicidad de la evaluación: mensual y semestral	Coordinador(a) de Comité Director (a) Ejecutivo(a)	Evaluación de Sesión de Junta Directiva (JDC2) Evaluación de responsabilidades básicas (JDC3) Evaluación de Factores de Éxito (JDC4)
METODOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO GRUPAL Destinar un período al finalizar cada reunión para identificar aspectos a mejorar Feed-back de actores relevantes Auditoría externa de procesos de gobierno Utilización de cuestionarios de autoevaluación y análisis grupal de resultados		Formatos de evaluación grupal según método elegido.
ACCIONES CORRECTIVAS	Director(a) Ejecutivo(a)

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	REGISTRO GENERADO
CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO INDIVIDUAL Asistencia a reuniones ordinarias y de comités asignados Preparación y aporte previo para las reuniones Participación en las discusiones y en la toma de decisiones Participación en las actividades de formación y de capacitación Cumplimiento de tareas asignadas y de los compromisos asumidos Disponibilidad y respuesta oportuna a los requerimientos de la organización Consecución de contactos y recursos para la organización Conocimiento de las actividades de la organización Cumplimiento del plan de mejoramiento de acuerdo con la tabla de competencias Periodicidad de la evaluación: semestral	Cada miembro de Junta	Evaluación de Miembro de Junta (JDC5)
ACCIONES CORRECTIVAS	Presidente de la Junta y Director (a) Ejecutivo(a)
CRITERIOS EVALUACIÓN DEL PRESIDENTE(A) DE LA JUNTA DIRECTIVA Asistencia a las reuniones Conducción de las reuniones Iniciativas presentadas Seguimiento al plan operativo anual Lobby y relaciones públicas Conocimiento de la organización Conocimiento del Sector Social Manejo de relaciones interpersonales con los miembros de la Junta Relaciones y trato con el Director(a) Ejecutivo(a) Capacidad de liderazgo Periodicidad de la evaluación: semestral	Miembros de la Junta Directiva	Evaluación del Presidente de la Junta (JDC6)
ACCIONES CORRECTIVAS	Miembros de la Junta

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	REGISTRO GENERADO
CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL DIRECTOR(A) EJECUTIVO(A) Cumplimiento del plan de mejoramiento de acuerdo con la tabla de competencias Cumplimiento de las funciones y responsabilidades estatutarias Cumplimiento de los objetivos y metas del plan estratégico y del plan operativo Cumplimiento de los objetivos y metas de ejecución presupuestal Cumplimiento de las normas del manual de calidad y de los indicadores de gestión Cumplimiento de las revisiones gerenciales Conocimiento del sector social y de la organización Sentido de pertenencia a la organización Capacidad de liderazgo personal e institucional Mantenimiento de un adecuado clima laboral Contribución al desarrollo y sostenibilidad de la organización Contribución al desarrollo y funcionamiento de la Junta Periodicidad de la evaluación: semestral	Presidente(a) de la Junta y miembros de Junta	Evaluación del Director Ejecutivo (JDC7)
ACCIONES CORRECTIVAS	Presidente(a) de la Junta y Director Ejecutivo

6. RECURSOS, MATERIALES Y EQUIPOS

Todos los elementos que requiera el proceso

7. HERRAMIENTAS

Todas las herramientas que requiera el proceso

8. INDICADORES

8.1 INDICADORES DE PROCESO

Número de reuniones preparatorias realizadas

Número de reuniones preparatorias programadas

Número de reuniones ordinarias mensuales realizadas

Número de reuniones ordinarias realizadas programadas

Número de asistentes por reunión______________

Número total de miembros de la Junta o del comité

Número de actividades programadas en el plan operativo

Número de actividades realizadas del plan operativo

8.2 INDICADORES DE RESULTADO

Número de temas resueltos por reunión

Número de temas agendados por reunión

Realización de la evaluación grupal e individual mensual de la Junta y de los Comités

Realización de actividades de formación y capacitación para el fortalecimiento de la Junta Directiva y de los comités

9. NORMAS DE SEGURIDAD Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN

Comunicación oportuna y verificación de la secretaria-tesorera con los miembros de la Junta Directiva y de los Comités del recibo de la documentación y la programación de las reuniones.

10. RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO

Presidente de la Junta Directiva

Director Ejecutivo

Miembro de Junta