Wednesday, August 11, 2010

FUNCIONAMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA, DE SUS COMITÉS , DEL PRESIDENTE(A) Y DEL DIRECTOR(A) EJECUTIVO(A)
Norma NTC-ISO 9001

CODIGO
JDC
VERSION 00
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
Mayo 31 de 2007
ELABORADO POR :
LUIS JULIÁN SALAS RODAS
APROBADO POR
JUNTA DIRECTIVA
REVISADO POR:
LUZ BEATRIZ MEDINA







1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto estandarizar el funcionamiento y la evaluación de la Junta Directiva y de sus comités para que puedan cumplir con eficiencia y oportunidad sus responsabilidades estatutarias, a la vez que generen valor agregado a la organización.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de carácter permanente. Involucra a todos los miembros de la Junta Directiva de la Fundación para el Bienestar Humano y sus comités.
3. Documentos de referencia
Estatutos
Plan estratégico
Direccionamiento estratégico
Manual para el fortalecimiento de la Junta Directiva de organizaciones sociales
Tabla de competencias
4. Flujograma
Ver anexo
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO GENERADO
FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DE TRABAJO DE LA JUNTA
Insumos del plan:
-Estatutos (Funciones y responsabilidades de los miembros de Junta y comités)
-Plan estratégico de la organización
-Evaluaciones de sesión, de desempeño grupal e individual de los miembros de la Junta
-Temas para el mejoramiento continuo del desempeño de los miembros de la Junta
-Cronograma anual de reuniones
Presidente(a) de la Junta , Director(a) ejecutivo(a) y miembros de Junta
Plan operativo anual
PREPARACIÓN DE REUNIONES ORDINARIAS
Reunión preparatoria de la agenda entre el Presidente, Vicepresidente y Director Ejecutivo
Revisión y seguimiento de los asuntos pendientes
Elaboración de la agenda de la reunión de acuerdo con prioridades , plan operativo anual y orden lógico de presentación de los temas
Indicación del tiempo y responsable para cada punto de la agenda
Presidente(a) de la Junta y Director(a) Ejecutivo(a)
Orden del día de la reunión
ENVIO, CON UNA SEMANA DE ANTICIPACIÓN, DEL ORDEN DEL DÍA E INFORMES ESCRITOS A LOS MIEMBROS DE LA JUNTA Y COMITÉS
Orden del día escrito
Acta de la reunión anterior
Informes financieros: balance y resultados de pérdidas y ganancias, ejecución presupuestal del mes anterior
Informes ejecutivos de la gestión social: propuestas, programas y proyectos
Documentos especiales para su estudio
Secretaria
Planilla de recibo firmada

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO GENERADO
PREPARACIÓN DE LOS MIEMBROS DE JUNTA Y DE COMITÉ PARA LAS REUNIONES ORDINARIAS
Lectura de los documentos recibidos
Reflexión acerca de los temas a tratar
Elaboración de notas sobre los puntos a discutir
Solicitar, si se requiere, información adicional o aclaratoria antes de la reunión
Archivar los documentos recibidos en el fólder de la Junta
Agendar la reunión
Excusarse de asistir a la reunión cuando no sea posible participar en ella
Cada miembro de Junta
Planilla de confirmación
ACCIONES PREVENTIVAS: CLAVES PARA LA CONDUCCIÓN DE REUNIONES ORDINARIAS EFECTIVAS
Calendario de reuniones
Propósito definido
Agenda detallada
Sistema ágil de comunicación
Conocimiento de la estructura y modalidad de interacción de la Junta y comités
Evitar la rutina y propiciar la innovación
Seguimiento posterior a las decisiones
Administración eficiente del tiempo durante las reuniones
Empezar y terminar en los horarios previstos
Mantener la atención sobre los temas a tratar
Explicar los motivos por los cuales cada tema merece ser tratado
Brindar toda la información requerida en forma clara y directa
Conducción eficiente por parte del Presidente de la Junta
Respeto, confianza, empatía, comunicación fluida y oportuna entre el Presidente(a) y el Director(a) Ejecutivo(a)
Preguntarse siempre: ¿Qué hacemos al respecto?
Presidente(a) de la Junta Directiva
Director (a) Ejecutivo(a)

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO GENERADO
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
Iniciar a la hora programada
Verificación del quorum
Aprobación del orden del día
Aprobación del acta anterior y firma de la misma por parte del Presidente(a) de la Junta y del secretario
Asuntos de presidencia
Discusión y aprobación de los estados financiarios
Seguimiento del plan operativo, de las decisiones tomadas y de los asuntos pendientes
Exposición del Director(a) Ejecutivo(a) de la marcha de la gestión social y administrativa Discusión de los miembros.
Informes de los comités
Fortalecimiento de la Junta
Tratar los asuntos de proposiciones y varios
Toma de decisiones
Evaluación de la sesión
Recordar fecha de la próxima sesión
Presidente
(a) de la Junta y Director Ejecutivo(a)

ACCIONES POSTERIORES A LAS REUNIONES ORDINARIAS DE LA JUNTA DIRECTIVA Y DE LOS COMITES
Elaboración del acta
Comunicación del Director(a) Ejecutivo(a) con el Presidente , Vicepresidente y miembros de Junta
Aplicación y seguimiento de las decisiones tomadas
Archivar el acta aprobada en el libro de actas
Director (a)Ejecutivo(a) o secretario(a)
Acta escrita de la sesión (JDC1)

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO GENERADO
EVALUACIÓN GRUPAL DEL FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA Y LOS COMITES
Áreas de evaluación:
Direccionamiento estratégico
Formulación de políticas
Plan estratégico de la organización
Plan operativo anual de la organización y de la Junta
Responsabilidades básicas
Factores de éxito
Tabla de competencias
Recoger las opiniones de los miembros de la JD, y los C y el personal operativo acerca de cómo perciben ellos el funcionamiento grupal
Procesar la información recolectada
Presentar y discutir con la JD y los comités los resultados para mejorar y decidir sobre cambios específicos a implementar
Periodicidad de la evaluación: mensual y semestral
Coordinador(a) de Comité
Director (a) Ejecutivo(a)
Evaluación de Sesión de Junta Directiva (JDC2)
Evaluación de responsabilidades básicas (JDC3)
Evaluación de Factores de Éxito (JDC4)
METODOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO GRUPAL
Destinar un período al finalizar cada reunión para identificar aspectos a mejorar
Feed-back de actores relevantes
Auditoría externa de procesos de gobierno
Utilización de cuestionarios de autoevaluación y análisis grupal de resultados

Formatos de evaluación grupal según método elegido.
ACCIONES CORRECTIVAS
Director(a) Ejecutivo(a)

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO GENERADO
CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO INDIVIDUAL
Asistencia a reuniones ordinarias y de comités asignados
Preparación y aporte previo para las reuniones
Participación en las discusiones y en la toma de decisiones
Participación en las actividades de formación y de capacitación
Cumplimiento de tareas asignadas y de los compromisos asumidos
Disponibilidad y respuesta oportuna a los requerimientos de la organización
Consecución de contactos y recursos para la organización
Conocimiento de las actividades de la organización
Cumplimiento del plan de mejoramiento de acuerdo con la tabla de competencias
Periodicidad de la evaluación: semestral
Cada miembro de Junta
Evaluación de Miembro de Junta (JDC5)
ACCIONES CORRECTIVAS
Presidente de la Junta y Director (a) Ejecutivo(a)

CRITERIOS EVALUACIÓN DEL PRESIDENTE(A) DE LA JUNTA DIRECTIVA
Asistencia a las reuniones
Conducción de las reuniones
Iniciativas presentadas
Seguimiento al plan operativo anual
Lobby y relaciones públicas
Conocimiento de la organización
Conocimiento del Sector Social
Manejo de relaciones interpersonales con los miembros de la Junta
Relaciones y trato con el Director(a) Ejecutivo(a)
Capacidad de liderazgo
Periodicidad de la evaluación: semestral
Miembros de la Junta Directiva
Evaluación del Presidente de la Junta (JDC6)
ACCIONES CORRECTIVAS
Miembros de la Junta

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO GENERADO
CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL DIRECTOR(A) EJECUTIVO(A)
Cumplimiento del plan de mejoramiento de acuerdo con la tabla de competencias
Cumplimiento de las funciones y responsabilidades estatutarias
Cumplimiento de los objetivos y metas del plan estratégico y del plan operativo
Cumplimiento de los objetivos y metas de ejecución presupuestal
Cumplimiento de las normas del manual de calidad y de los indicadores de gestión
Cumplimiento de las revisiones gerenciales
Conocimiento del sector social y de la organización
Sentido de pertenencia a la organización
Capacidad de liderazgo personal e institucional
Mantenimiento de un adecuado clima laboral
Contribución al desarrollo y sostenibilidad de la organización
Contribución al desarrollo y funcionamiento de la Junta
Periodicidad de la evaluación: semestral
Presidente(a) de la Junta y miembros de Junta
Evaluación del Director Ejecutivo (JDC7)
ACCIONES CORRECTIVAS
Presidente(a) de la Junta y Director Ejecutivo

6. RECURSOS, MATERIALES Y EQUIPOS
Todos los elementos que requiera el proceso
7. HERRAMIENTAS
Todas las herramientas que requiera el proceso
8. INDICADORES
8.1 INDICADORES DE PROCESO
Número de reuniones preparatorias realizadas
Número de reuniones preparatorias programadas
Número de reuniones ordinarias mensuales realizadas
Número de reuniones ordinarias realizadas programadas
Número de asistentes por reunión______________
Número total de miembros de la Junta o del comité
Número de actividades programadas en el plan operativo
Número de actividades realizadas del plan operativo
8.2 INDICADORES DE RESULTADO
Número de temas resueltos por reunión
Número de temas agendados por reunión
Realización de la evaluación grupal e individual mensual de la Junta y de los Comités
Realización de actividades de formación y capacitación para el fortalecimiento de la Junta Directiva y de los comités
9. NORMAS DE SEGURIDAD Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN
Comunicación oportuna y verificación de la secretaria-tesorera con los miembros de la Junta Directiva y de los Comités del recibo de la documentación y la programación de las reuniones.
10. RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO
Presidente de la Junta Directiva
Director Ejecutivo
Miembro de Junta

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